Опис

ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА “BAS МАЛЫЙ БИЗНЕС”

“BAS Малый Бизнес” – это решение под ключ для управления и учета малого бизнеса. Программа реализует все необходимое для оперативного учета, контроля, анализа и планирования на предприятиях с такими сферами деятельности как предоставление услуг (сервис), подрядные (проектные) работы, производство, торговля. Решение помогает повысить эффективность компании, предоставляя владельцам и руководителям широкий спектр инструментов управления, а сотрудникам – новые возможности для производительной работы. Решение не перегружено лишним функционалом, его можно легко настроить под особенности организации управления и бухгалтерского учета в компании – это обеспечивает возможность быстрого старта и удобство ежедневной работы. Программа полностью реализована на управляемых формах. Это позволяет использовать его как толстый, тонкий или веб-клиент, то есть работать с системой из любой точки мира.

Функциональность

Регистрация хозяйственных операций и формирование первичных документов хозяйственной деятельности предприятия – торгово-закупочных, финансовых, складских, производственных и т.д. – производятся с помощью понятных экранных бланков-аналогов бумажных документов с получением необходимой печатной формы. Все данные находятся в единой информационной базе

В единой информационной базе:

• клиентская база;
• банковские и кассовые операции, клиент-банк, платежный календарь;
• расчеты с контрагентами, персоналом;
• учет материалов, товаров, изделий;
• заказ клиентов, наряды на выполнение работ;
• планирование и учет выполнения работ;
• планирование и учет производственных сделок;
• планирование загрузки ресурсов предприятия;
• торговые операции, в том числе розничная продажа;
• кадровый учет, начисление заработной платы;
• учет издержек и калькуляция себестоимости;
• имущество, капитал;
• доходы, расходы, доходы и убытки;
• регламентированная отчетность для индивидуальных предпринимателей;
• финансовое планирование (бюджетирование) и т.д.

Широкий спектр отчетов предоставляет владельцам, руководителям и сотрудникам возможность быстро получать информацию в удобной для работы и принятия решений форме, с необходимой оперативностью и детализацией.

Программа не предназначена для бухгалтерского и налогового учета – для этих целей удобно использовать конфигурацию BAS Бухгалтерия, а также использовать загрузку данных в это прикладное решение.

Программу можно использовать для нескольких компаний или частных предпринимателей – как независимых, так и работающих в рамках одного бизнеса. При изменении масштабов и структуры бизнеса, подходов к управлению или организации работы программу можно перенастроить, не тратя много времени и денег.

Маркетинг и продажи

“BAS Малый Бизнес” поддерживает ведение ассортимента продукции, цен и скидок предприятия, планирование сбыта, а также работу с покупателями и заказчиками. Программа автоматизировала сделки с ассортиментом продукции:

• оформление и хранение ассортимента товаров и услуг предприятия;
• оформление, хранение разных видов цен на продукцию, печать прайс-листа;
• оформление видов скидок и наценок;
• установление и изменение цен, расчет цен по основному типу цен, цены на продукцию или цены контрагентов, округление.

Программа поддерживает:

• хранение метода расчета цены (базового типа цены и процента наценки); поддержка динамических и расчетных цен;
• хранение формата для вида цены товара, используемого при отображении цены в прайсе;
• хранение информации о пользователе, изменившем цену товара.

Планы сбыта могут формироваться в натуральном и стоимостном выражении и складываться на предприятие полностью или на отдельные подразделения.

Для анализа эффективности сбыта формируется план-фактный анализ сбыта по отдельным подразделениям, товарным группам и товарам.

Подготовка продаж и работа с клиентами в “BAS Малый Бизнес” осуществляются по следующим операциям:

• регистрация и хранение контактной информации заказчика;
• регистрация договоров с покупателями;
• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;
• регистрация событий при взаимодействии с покупателями и заказчиками – входящие и исходящие звонки, письма, встречи;
• регистрация заказов покупателей (заказ фактически является спецификацией к договору, в котором отражены виды товаров, работ, сроки поставки/исполнения, а также стоимость);
• регистрация заказов-нарядов (заказ-наряд является одновременно документом планирования выполнения работ и предоставления услуг, а также фактическим документом, подтверждающим факт выполнения работ, предоставления услуг, продаж товаров, учета материальных и трудовых затрат);
• объединение заказов покупателей в проекты;
• формирование графика отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
• обеспечение потребности в товарах, работах, услугах, которые образуются заказами покупателей путем резервирования свободных остатков товаров на складах, размещения в заказах поставщикам и/или заказах на производство;
• отслеживание обеспечения заказа покупателя продуктами, продукцией, работами и услугами.

Документальное оформление реализации продукции, работ и услуг осуществляется по накладным или актам выполненных работ, а также в заказах-нарядах. На основании документов продаж формируются налоговые документы.

Розничные продажи

“BAS Малый Бизнес” можно использовать в автоматизированных и неавтоматизированных торговых точках.

Поддерживается ведение количественно-суммового или суммарного учета.

Обеспечивается формирование требуемой отчетности. Поддерживается формирование и печать этикеток и ценников.

Снабжение и закупка

“BAS Малый Бизнес” обеспечивает поддержку процесса управления запасами предприятия.

Службе снабжения оперативно предоставляется информация для определения и удовлетворения внутренних и внешних потребностей в товарах и услугах: о наличии неудовлетворенных потребностей в товарных запасах, работах и ​​услугах, о фактических закупках, об открытых заказах поставщикам и заказах на продукцию.

Спросы удовлетворяются путем резервирования товаров в свободном остатке на складских местах, а также размещением в заказах поставщикам и в заказах на производство. Для обеспечения процесса закупки товаров, услуг и работы с поставщиками автоматизированы следующие операции:

• регистрация поставщиков и контактная информация;

• хранение цен поставщиков и конкурентов, печать прейскуранта контрагента;

• хранение типа цены, вида скидки, типа цены контрагента по договору;

• хранение информации о пользователе, изменившем цену номенклатуры контрагента;

• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;

• регистрация событий при взаимодействии с поставщиками и подрядчиками – входящие и исходящие звонки, письма, встречи;

• регистрация заказов поставщикам и контроль их выполнения;

• формирование графиков доставки;

• Расчет потребности в запасах, определение дефицита запасов, формирование рекомендаций по пополнению запасов путем формирования заказов на продукцию или заказов поставщикам.

Поступление товарно-материальных ценностей на предприятие можно отразить по разным схемам:

• квитанция об оплате вознаграждения от контрагента,

• приобретение подотчетным лицом,

• принятие к продаже от комиссионера,

• поступление поставляемого заказчиком сырья и материалов на переработку.

Поддерживается функция регистрации поступления дополнительных затрат на приобретение товарно-материальных ценностей.

Инвентарь и склад

Для ведения инвентарного учета предприятия на нескольких складах предусмотрены следующие варианты:

• раздельный учет запасов – собственных товаров, материалов, продукции, а также товаров, принятых и переданных на комиссию, и материалов, принятых и переданных на переработку;
• учет случайных характеристик товара (цвет, размер и т.п.), а также партий запаса;
• учет в разрезе ячеек мест хранения (зон, стеллажей, полок и т.п.);
• передача запасов (между местами хранения, ввод в эксплуатацию и возврат из эксплуатации, списание на внутренние нужды);
• резервирование запасов (учет запасов и расходов в разрезе заказов клиентов);
• использование схемы ордеров учета запасов (входные складские заказы, выходные складские заказы);
• печать этикеток и ценников.

Поддерживаются функции инвентаризации и отражение результатов инвентаризации – оприходование и списание товарно-материальных ценностей.

Работа, услуги, производство

“BAS Малый Бизнес” поддерживает управление производственными процессами, выполнением работ, предоставлением услуг.

Управление данными о составе и технологии выполняемых работ и производимой продукции осуществляется с помощью спецификаций.

Производственный график формируется заказами на производство; график выполнения работ, оказание услуг – заказ на производство и заказ на выполнение работ.

Планирование загрузки ресурсов предприятия осуществляется производственными нарядами и заказами-нарядами. Зарегистрированные производственные заказы имеют следующие особенности:

• могут являться источниками удовлетворения потребностей заказов покупателей;
• по производственным заказам рассчитывается потребность в материалах и комплектующих;
• требования, созданные новыми заказами клиентов, могут быть размещены в открытых заказах.

Конфигурация позволяет зарегистрировать факт производства продукции. Отпуск может быть выдан как в производственном подразделении, так и на складе (например упаковка, сборка комплектов). Продукция значится по выпущенной структурной единице и может быть перемещена в другую структурную единицу – например, на склад для дальнейшей продажи или в следующий цех по технологическому маршруту.

Факт выполнения работы (оказания услуги) и сдача ее заказчику отражаются актом выполненных работ, а также непосредственно в заказах-нарядах.

Для планирования работ сотрудников служат две функции:

сдельные наряды – используются для выдачи задач на выполнение технологических операций производственного цикла исполнителям с сдельной оплатой труда; наряды могут быть индивидуальными и бригадными;

рабочие поручения – используются для планирования погрузки сотрудников в рамках внутренних или внешних проектов.

Обеспечивается регистрация фактической информации о выполнении работ по заказам и задачам. Эта информация может быть использована в дальнейшем при расчете заработной платы, а также для оценки эффективности работы и проведения план-фактного анализа работы персонала.

Для учета затрат предприятия и расчета фактической стоимости поддерживаются следующие функции:

• учет фактических затрат – осуществляется в необходимых разделах в стоимостном и натуральном выражении;
• распределение материальных и нематериальных расходов, понесенных на увольнение – может осуществляться как за указанный период, так и на основании конкретного документа о выпуске;
• плановый расчет фактической себестоимости продукции на конец периода;
• отчет о себестоимости изготовленной продукции и выполненных работ.

Внедрен простой механизм выполнения работ и оказания услуг с использованием заказов-нарядов (документов, объединяющих функции заказа покупателя, счета на оплату, акта проделанной работы и счета-фактуры на сферу обслуживания).

Денежные средства

Программа позволяет вести учет денежных средств, а также создавать оперативный платежный календарь.

Управление наличными включает:

учет движения денежных средств по наличным и банковским счетам,

подготовка первичных документов для банка и кассы,

расчеты с подотчетными лицами,

формирование платежного календаря,

интеграция с системой “клиент-банк”.

Зарплата и персонал

“BAS Малый Бизнес” поддерживает кадровый учет персонала, включая совместителей, учет рабочего времени (табель рабочего времени) и начисление заработной платы работников предприятия. Кадровый учет включает в себя следующие функции:

процесс найма,

перемещение персонала,

увольнение персонала.

Варианты начисления заработной платы:

• расчет заработной платы, налогов (НДФЛ) и взносов (ЕСВ) осуществляется в разрезе видов начислений и удержаний в едином документе “Расчет по оплате труда”;
• формирование фондов оплаты труда по выплате заработной платы и авансовых взносов работникам;
• учет рабочего времени – используется табель учета рабочего времени, позволяющий вести учет времени как по дням, так и сведенный за период.

В разделе предусмотрена возможность формирования аналитических отчетов о расчетах с персоналом, начислениях и отчислениях работников.

Собственность

“BAS Малый Бизнес” осуществляет учет имущества (необоротных активов) – основных средств и нематериальных активов организации:

учитывая, изменяя параметры,

расчет амортизации,

продажа и списание.

Финансы

Программа “BAS Малый Бизнес” реализует умение вести управленческий учет, получать управленческий баланс, формировать и анализировать финансовые результаты. Для этих целей в системе предусмотрены управленческий план счетов и механизм формирования управленческих проводок документов.

Благодаря наличию таких отчетов, как баланс, наличные деньги, доходы и расходы, программное решение позволяет сформировать финансовую отчетность за произвольный период времени. Для учета доходов и расходов используют способ начисления либо способ начисления и кассовый способ.

Аналитический учет доходов и расходов по методу начисления осуществляется в разрезе направлений деятельности, подразделений, заказов клиентов, статей (счетов) доходов и расходов.

Согласно управленческому учету, пользователь получает возможность формировать основные финансовые отчеты:

• управленческий баланс;
• отчет о доходах и материальном ущербе;
• отчет о движении денежных средств.

В системе есть возможность регистрации финансовых планов (бюджетов):

• прогнозируемый баланс;
• бюджет доходов и убытков;
• бюджет денежных потоков

В разделе предусмотрены средства для начисления налогов, внесения и распределения других расходов и вызова процедуры закрытия месяца.

Для контроля деятельности предприятия со стороны руководителя предназначен “Монитор руководителя”, обобщающий основные показатели:

• остатки наличных денег на счетах и ​​в кассах предприятия;
• дебиторская задолженность – общая, просроченная;
• кредиторская задолженность – общая, просроченная;
• прибыль и убытки;
• просроченные обязательства перед покупателями и заказчиками по отгрузке товаров и услуг;
• просроченные обязательства поставщиков и подрядчиков по поставке товаров и услуг.

Дополнительно можно получить следующую информацию:

общие показатели: продажи, доходы и расходы, состояние оборотных средств (денежных средств, запасов и дебиторской задолженности);

средства: остатки и движение денежных средств в разрезе полов за период;

дебиторская задолженность: остатки и динамика за период по срокам долга;

кредиторская задолженность: остатки и динамика за период, по срокам долга.

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты позволяют получать информацию из всех разрезов учета. Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач, а также сохранять собственные настройки отчетов.

Настройка параметров учета

В процессе настройки осуществляется:

• регистрация информации об организациях предприятия;
• регистрация структуры предприятия – подразделений, складов;
• настройка параметров учета;
• настройка сервисных функций;
• ввод исходных данных в разделах учета.

Помощник начала работы упрощает начало работы с системой. С его помощью пользователь, переходя от этапа к этапу, может заполнить учетные данные, ввести остатки начала работы и выполнить основные настройки программы. Есть возможность отключения разделов учета, которые не используются на предприятии, например, учет зарплаты или производства.

Обмен данными с программами “BAS Бухгалтерия” и “BAS Розничная торговля” двусторонний, с возможностью установки направлений. Обмен производится на уровне документов и справочной информации.